Sehr geehrte Klientinnen und Klienten,

der Schutz Ihrer persönlichen Daten und der Informationen, die Sie uns geben, ist uns sehr wichtig. Bereits die Information, dass Sie unsere Beratungsstelle aufsuchen oder kontaktieren, behandeln wir vertraulich. Wir richten uns nach den folgenden Bestimmungen: Datenschutzgesetz der Evangelischen Kirche in Deutschland (DSG-EKD, siehe www.kirchenrecht-ekd.de/document/39740), Gesetz über den Kirchlichen Datenschutz (KDG) für die Diözese Rottenburg-Stuttgart (https://recht.drs.de/fileadmin/user_files/117/Dokumente/Rechtsdokumentation/7/4/18_04_01.pdf) sowie die Schweigepflichtsbestimmungen nach § 203 Strafgesetzbuch.

Wenn Sie sich bei uns anmelden, werden Ihre Kontaktdaten von der Verwaltungsmitarbeiterin aufgenommen und gespeichert. Sie sind nur ihr sowie Ihrer Beraterin/Ihrem Berater zugänglich, sodass man gut Termine vereinbaren oder verlegen kann.

Kommen Sie dann zur Beratung, werden persönliche Daten auf einem Erfassungsbogen in pseudonymisierter Form aufgenommen. Damit sind die Angaben nicht mehr mit Ihrem Namen verbunden. Der Datensatz enthält eine Nummer, die nur während des laufenden Beratungsprozesses von Ihrer Beraterin/Ihrem Berater und der Verwaltungsmitarbeiterin, die die Daten eingibt, Ihren Kontaktdaten zugeordnet werden kann. Nach Abschluss der Beratung werden Ihre Kontaktdaten höchstens 18 Monate gespeichert und dann gelöscht. Die Daten des Erfassungsbogens können Ihrer Person danach nicht mehr zugeordnet werden. Die Daten lassen sich dann nur noch anonymisiert für statistische Zwecke auswerten.

Sollen uns Arztberichte oder Berichte aus Kliniken oder von Ämtern zugesandt werden, kann dies nur mit dem Einverständnis von Ihnen passieren. Sie erhalten dazu eine Schweigepflichtsentbin­dung gegenüber dem Berichtschreiber, mit der Bitte, diese zu unterschreiben. Ohne diese Schweige­pflichtsentbindung dürfen die Be­richte nicht an uns weitergegeben werden. Die Schweigepflichts­entbindung kann von Ihnen jederzeit widerru­fen werden. Die betreffenden Berichte werden von uns dann datenschutzkonform vernichtet. Solche Berichte wie auch Ihr Datensatz werden in der Fallakte gespeichert, die verschlossen aufbe­wahrt wird.

Jeder Berater, jede Beraterin führt eine Handakte. Diese dient als Gedächtnisstütze und darf nur vom Berater selbst und niemandem sonst in der Beratungsstelle eingesehen werden. Sie wird von ihr/ihm in ihrem/seinem Zimmer verschlossen aufbewahrt und nach Ende der Beratung im Reißwolf vernichtet. Sollten Sie ein Jahr nach Ende einer Beratung wieder in die Beratungsstelle zur Beratung kommen, sind Sie also bitte nicht verwundert, wenn Sie Ihre Daten und die Angaben zu Ihrem Leben erneut zur Verfügung stellen müssen.

Sie können jederzeit in der Beratungsstelle nachfragen, welche Daten von Ihnen wo gespeichert sind und erhalten auf Wunsch Einblick – zum einen in Ihre Kontaktdaten und in die Fallakte, in der Ihr Datensatz aufbewahrt ist. Sie können sich auch zeigen lassen, wo ein Berater oder eine Beraterin Ihre Handakte aufbewahrt, um sicherzustellen, dass sie abgeschlossen aufbewahrt wird. Diese dürfen Sie nicht lesen, sie ist sein/ ihr geistiges Eigentum und dient, wie gesagt, nur der Unterstützung seines/ ihres Gedächtnisses.

Telefonberatung

Sie können sich gerne auch am Telefon beraten lassen. Wir rufen Sie von unserem Festnetztelefon oder sicherem Diensthandy aus unserem geschützten Beratungsraum an, bitte sorgen Sie auch dafür, dass Sie sich in einem abgeschlossenen Raum befinden und dass Sie nicht gestört werden.

Videoberatung

Nach Testung vieler verschiedener Systeme zur Videoberatung haben wir uns für die Zoom-Lizenz der deutschen Firma C4V (connect4video: mehr Infos hier) entschieden. Sie unterwirft sich den strengen Datenschutzrichtlinien der EKD und hat ihren Serverstandort in Deutschland. Nach Rücksprache mit unseren Datenschutzbeauftragten, nutzen wir dieses System in Kombination mit dem Email-Provider PROTON-Mail im Rahmen einer Datenschutzfolgeabschätzung gemäß §43 des DSG- EKD-Datenschutzgesetzes. Wir können damit auch unsere Schweigepflicht gemäß § 203 StGB lückenlos gewährleisten.

Ziel der folgenden Handlungsleitlinie zur Videoberatung ist es, den gesamten digitalen Verarbeitungsvorgang von der Gesprächsanbahnung bis zur Videoberatung datenschutzkonform umzusetzen: Bei einer Anfrage in unserem Sekretariat hinterlassen Sie bitte Ihre Telefonnummer, damit wir telefonisch einen Termin mit Ihnen vereinbaren können.

1. Über den Email-Provider Proton erhalten Sie von uns die Meeting-ID und ein Kennwort, die Ihnen den Zugang zu Ihrer ersten Sitzung ermöglicht. Proton-Mail stellt eine Ende-zu-Ende-Verschlüsslung sicher. Sie erhalten die Mail an Ihre Email-Adresse, dafür müssen Sie selbst kein PROTON-Konto erstellen. Wollen Sie selbst uns Ende-zu-Ende verschlüsselte Mails senden, können Sie für sich kostenlos einen Proton-Account erstellen (https://protonmail.com/de/security-details).

2. Wir stellen sicher, dass die Einstellungen bei Zoom so vorgenommen sind, dass das notwendige Schutzniveau für psychologische Beratung realisiert ist: Für die psychologische Beratung wird die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung aktiviert, so dass niemand außer den teilnehmenden Personen auf Inhalte des Meetings zugreifen kann. Als Meeting-Bezeichnung wird ein gemeinsam vereinbartes Pseudonym verwendet, sodass dadurch kein Rückschluss auf den Inhalt des Meetings und die beteiligten Personen möglich ist.

3. Als Teilnehmerin/ Teilnehmer werden Sie nicht registriert und es findet nie eine Aufnahme der Sitzung statt.

4. Sie können dem Meeting per Desktop-Anwendung (Client) oder über einen Webbrowser (z.B. Chrome, Firefox, Safari) beitreten.

   a. Bei Verwendung des Zoom-Clients oder der Zoom-App stellen Sie bitte sicher, dass Sie nicht angemeldet sind (d.h. Sie haben sich nicht mit ihrer E-Mail-Adresse und einem Passwort    angemeldet). Falls Sie an Ihrem Zoom-Client angemeldet sind, melden Sie sich bitte ab).

   b.Treten Sie über den Button „An Meeting teilnehmen“ dem Meeting bei. Geben Sie dort die Ihnen vorab per Mail zugesandte Meeting-ID ein. Als Namen verwenden Sie bitte nur das telefonisch vereinbarte Pseudonym.

c. Bei Zugang über den Webbrowser rufen Sie die Adresse https://www.zoom.us/join auf. Geben Sie in das Eingabefeld die per Mail erhaltene Meeting-ID ein.

5. Wir empfehlen weitere Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten

   a. Neustart des Computers vor jeder Sitzung

   b. Bei Verwendung des Webbrowsers: Löschen des Browsercaches und des Browserverlaufs vor und nach Durchführung der Sitzung.

6. Sobald Sie die Meeting-ID und das Kennwort eingegeben haben, kommen Sie in ein virtuelles Wartezimmer. Verwenden Sie das Pseudonym, das Sie mit ihrer Beraterin/ ihrem Berater vorher telefonisch vereinbart haben. Wir lassen Sie dann eintreten und die Sitzung kann beginnen.

Besonderheiten der Schweigepflicht

Alles, was Sie uns während der Beratung erzählen unterliegt der Schweigepflicht. Dazu gehören auch die Informationen, die Sie unseren Verwaltungsmitarbeiterinnen geben. Es gibt allerdings zwei Ausnahmen:

• Wir sind verpflichtet, dem Jugendamt auch ohne Ihr Einverständnis mitzuteilen, wenn wir den Verdacht haben, dass in Ihrer Familie das Wohl eines Kindes gefährdet ist (Kindeswohlgefährdung). Diese Mitteilung erfolgt erst nach sorgfältiger Prüfung. Es gibt Kriterienkataloge, die erfüllt sein müssen, es muss ein Teamgespräch innerhalb der Beratungsstelle über den Fall erfolgt sein, bei dem die Einschätzung der Kollegen und Kolleginnen eingeholt und die Leitung in den Fall mit einbezogen wird. Außerdem hoffen wir, dass die Beratungsbeziehung so gut ist, dass wir unsere Sorge um das Wohl des Kindes mit Ihnen direkt besprechen können und wir gemeinsam überlegen können, was Sie für Hilfe brauchen, um Ihr Kind angemessen und wohlbehalten ins Leben zu begleiten.

Eine Meldung nach §8a BKiSchG ans Jugendamt heißt nur, dass eine berechtigte Sorge um das Zukunftswohl des Kindes besteht, die noch stärker ins Auge gefasst werden muss. Es werden gemeinsam mit dem Jugendamt Hilfsmaßnahmen überlegt, die Sie bei der Erziehung Ihres Kindes unterstützen.

• Wenn Sie schwere Straftaten planen, bei denen eine oder mehrere Personen beschädigt werden, müssen wir dies der Polizei mitteilen.

Supervision

Um unsere Arbeit immer wieder zu überprüfen, um uns weiterzuentwickeln und um Rat in schwierigen Beratungsprozessen zu erhalten, bringen wir in regelmäßigen Abständen unsere Beratungsverläufe in eine Supervision ein. Hier werden keine Namen genannt, Fälle werden anonymisiert. Im Übrigen unterliegt auch die Supervision der Schweigepflicht und auch dem Datenschutz.

Wenn Sie uns per E-Mail anfragen oder persönliche Anliegen mitteilen, können wir die Vertraulich­keit auf dem Übertragungsweg und in unserem Postfach nicht gewährleisten.

Sollten Sie weitere Fragen haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Berater oder Ihre Beraterin. Sollten Ihnen die Antworten nicht genügen, wenden Sie sich bitte an die Leitung, Herrn Martin Schuster, m.schuster(at)pbs-brueckenstrasse.de. Sollten Sie der Meinung sein, wir gehen mit Ihren Daten nicht entsprechend der gesetzlichen Datenschutzbestimmung um, wenden Sie sich bitte an:

Der Beauftragte für den Datenschutz der
Evangelischen Kirche in Deutschland
Außenstelle Ulm
Dr. rer. nat. Axel Gutenkunst
Regionalverantwortlicher
Hirschstraße 4
D-89073 Ulm
Tel. +49 (0)731 140593-0
Fax +49 (0)731 140593-20
E-Mail: axel.gutenkunst@datenschutz.ekd.de Internet: https://datenschutz.ekd.de
weitere Informationen der Landesstelle und Stellungnahme des Datenschutzbeauftragten hier

Bischöfliches Ordinariat Stabsstelle Datenschutz
Postfach 9
72101 Rottenburg
Tel: 07472 169-890
Fax: 07472 169-83890
E-Mail: datenschutz@bo.drs.de

Katholisches Datenschutzzentrum Frankfurt/M
Frau Ursula Becker-Rathmair
Haus am Dom
Domplatz 3
60311 Frankfurt
Tel.: 069 800871-8800
Fax: 069 800871-8815
Internet: kdsz-ffm.de
E-Mail: info@kdsz-ffm.de